Alles, was du wissen musst: Mein Leitfaden für Solo-Selbständige und kleine Unternehmen

In der Zusammenarbeit mit meinen Kunden und Kundinnen bin ich leider ziemlich oft diejenige, die mit erhobenem Zeigefinger ankommt und darauf hinweisen muss, dass irgendwas in ihrer Buchhaltung fehlt oder nicht stimmt. Oftmals liegt es einfach an der Unwissenheit. Mit meinen Impulsbeiträgen möchte ich Solo-Selbständigen und kleinen Unternehmern wie dir wichtige Infos und praktische Tipps mitgeben, damit du deine Buchhaltung zukünftig viel besser im Griff hast.
Unser heutiges Thema: Rechnung erstellen und alles, was dazugehört. Außerdem: Was kannst du tun, wenn eine Kunde deine Rechnung nicht zahlt?

Rechnung erstellen leicht gemacht

In diesem Leitfaden habe ich für dich zusammengefasst, worauf du achten solltest, um korrekte Rechnungen zu schreiben. Dabei gehe ich auf wichtige Inhalte wie Pflichtangaben, die Nutzung der Kleinunternehmerregelung und des Reverse-Charge-Verfahrens, die Kleinbetragsrechnung unter 250 Euro sowie das Vorgehen bei Zahlungsverzug ein – und das natürlich basierend auf dem deutschen Umsatzsteuergesetz.

Pflichtangaben: Das muss auf deiner Rechnung stehen

Rechnungen erstellen gehört zu den Standardaufgaben von uns Unternehmerinnen und Unternehmern. Damit deine Rechnungen korrekt sind, gibt es ein paar Dinge, die du beachten solltest.

Schau mal nach, ob auf deinen Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten sind.

Dazu gehören

• der vollständige Name und die vollständige Adresse von dir und dem Rechnungsempfänger
• deine Steuernummer bzw. deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Kurzform in Deutschland: USt-IdNr.)
• das Datum, an dem du die Rechnung erstellt hast
• eine fortlaufende Rechnungsnummer, die du nur einmalig vergeben darfst
• das Leistungs- bzw. Lieferdatum. Wenn du einen längeren Zeitraum, z. B. einen Monat, abrechnest, gibst du diesen an.
• die Menge und Art der gelieferten Waren bzw. der Umfang und die Art der Dienstleistung
• der jeweilige Einzelpreis, z. B. Stundensatz
• Rabatte oder andere Minderungen, falls vereinbart
• der gesamte Rechnungsbetrag
• der anzuwendende Steuersatz (aktuell 7 % oder 19 %) sowie der jeweilige Steuerbetrag

Hinweis: Wenn du Kleinunternehmer bist, entfällt der Steuersatz. Dafür benötigst du einen Hinweis auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Dieser könnte z. B. lauten: „Gemäß §19 UStG ist die Rechnung umsatzsteuerfrei.“.

Zum Thema Kleinunternehmerregelung findest du auf meinem Blog einen separaten Beitrag, den du hier nachlesen kannst.

Wichtig: Diese Pflichtangaben sind ausreichend, wenn du und deine Kunden ihren Firmensitz in Deutschland haben. Bei Rechnungen ins Ausland gibt es noch weitere Inhalte zu beachten und es greift das sogenannte Revers-Charge-Verfahren. Auch dazu habe ich bereits einen separaten Blogartikel veröffentlicht, den du hier findest.

Kleinbetragsrechnung unter 250 Euro

Ende des Monats und für einen Auftrag sind nicht mehr als 250 Euro zusammengekommen?

Bei Kleinbetragsrechnungen unter einem Gesamt-Bruttobetrag von 250 Euro gelten einige Erleichterungen.

Wenn du selbständig bist wie ich und als Einzelunternehmen wiederkehrende Dienstleistungen für deine Kundinnen und Kunden monatlich abrechnest, dann sind das nun mal nicht immer riesige Umsätze, stimmt’s?

Vielleicht betreibst du auch einen Online-Shop und verkaufst entweder nur Einzelteile oder wickelst – ganz im Gegenteil – ein Massengeschäft ab, bei dem du jeden Monat enorm viele Rechnungen schreiben musst.

💡 In allen drei Fällen greift § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung): Übersteigt die Gesamtsumme der Rechnung nicht den Kleinbetrag von 250 Euro, dann handelt es sich um einen gesetzlich geregelten Sonderfall.

Das bedeutet: Zur Vereinfachung der Rechnungsstellung darfst du auf bestimmte Angaben verzichten.

Auf Kleinbetragsrechnungen reichen folgende Angaben aus:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, also von dir
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge bzw. Umfang sowie die Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Leistungen
• Der anzuwendende Steuersatz oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung (Stichwort Kleinunternehmerregelung)
• Der Bruttobetrag, also die Gesamtsumme inkl. des Steuerbetrags

Vor- und Nachteile von Kleinbetragsrechnungen

Beim Rechnung erstellen bringt das für dich einige Vorteile mit sich:

• Vereinfachung: Durch die reduzierten Pflichtangaben macht es das Erstellen einer Rechnung für dich um einiges unkomplizierter.
• Zeitersparnis: Da weniger Informationen erforderlich sind, kannst du die Rechnung schneller erstellen und versenden.
• Du sparst dir Zeit und bekommst am Ende dein Geld schneller.
• Fexibilität: Kleinbetragsrechnungen eignen sich besonders für kleinere Aufträge, Barverkäufe oder spontane Geschäfte.

Hinweis: Rechnungsbeträge aufteilen in mehrere Rechnungen unter 250 Euro gilt übrigens nicht 😉.

Aber wo Vorteile sind, gibt es leider immer auch Nachteile:

• Begrenzung auf 250 Euro: Die Vereinfachungen gelten wirklich nur für Rechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro. Das musst du gut im Auge behalten, denn schon bei 251 Euro musst du alle üblichen Pflichtangaben auf die Rechnung schreiben.
• Verwirrung: Deine Kunden könnten irritiert sein, wenn sie von dir eine Rechnung ohne alle gewohnten Angaben erhalten. Daher solltest du das bei Bedarf erwähnen und auf die Kleinbetragsrechnung und ihre Besonderheiten hinweisen.
• Schwierigkeiten bei deiner Buchhaltung: Da die Rechnungsnummer nicht zwingend erforderlich ist, kannst du bei deiner eigenen Buchhaltung durcheinander kommen, z. B. wenn mehrere Rechnungen desselben Kunden vorliegen. In diesem Fall empfehle ich dir, trotzdem Rechnungsnummern zu vergeben, damit du die Rechnungen eindeutiger zuordnen kannst.

Insgesamt ist die Regelung mit der Kleinbetragsrechnung wirklich eine gute Sache, die ich insbesondere bei Kunden mit kleineren Geschäften, z. B. Online-Shops total gerne nutze. Allerdings ist es wirklich wichtig, dass du die Rechnung so transparent und verständlich wie möglich gestaltest, um möglichen Irritationen bei deinen Kunden vorzubeugen.

Rechnung erstellen mit Tools und Vorlagen

Tools und Vorlagen können dir nicht nur helfen, den ganzen Prozess der Rechnungserstellung zu vereinfachen. Sie helfen dir

• Zeit zu sparen
• sicherzustellen, dass deine Rechnungen alle relevanten Infos enthalten
• Fehler zu vermeiden
• durch die Layout-Funktion deinen Kunden Rechnungen in deinem eigenen Design zu erstellen.

Da erzähle ich dir wahrscheinlich bzw. hoffentlich (!) nichts Neues 😉. Es gibt mittlerweile ziemlich viele Buchhaltungssoftware-Lösungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ich empfehle dir aus eigener Erfahrung das Programm Lexoffice.

Was tun, wenn der Kunde deine Rechnung nicht zahlt?

Nicht zahlende Kunden – wie ärgerlich ist das bitte??? 😡🤯
Du erbringst zuverlässig deine Leistung, stellst nach getaner Arbeit deine Rechnung und dann das: Der Kunde oder die Kundin zahlt nicht. Und damit meine ich nicht die, die die Überweisung einfach versehentlich mal vergessen oder übersehen haben.

Besonders nervig wird es dann, wenn du deinem Geld hinterherlaufen, dir irgendwelche Ausreden anhören oder am Ende gar rumdiskutieren musst.

Was kannst du also tun, wenn dein Kunde nicht zahlt?

In solchen Fällen ist es wichtig, dass du die richtigen Schritte einleitest, um die offenen Forderungen einzutreiben. Den Ablauf habe ich für dich zusammengefasst.

Die einzelnen Schritte des Mahnverfahrens

1. Erinnerungen und Mahnungen senden, damit du schriftlich belegen kannst, was du bisher in diesem Fall unternommen hast.
Ich weiß, gerade wir Einzelunternehmer sind oft recht kulant und warten erst mal ab, ob der Betrag nicht doch noch auf unserem Konto eingeht. Aber ich empfehle dir, nicht zu lange zu warten, wenn das Zahlungsziel überschritten wurde. Sonst schleicht sich das beim nächsten Mal gern ein… Schreibe deinem Kunden erst mal eine freundliche E-Mail als Zahlungserinnerung. Mit dieser Erinnerung bekommt dein Kunde einen kleinen Hinweis auf die ausstehende Zahlung und du gibst ihm die Möglichkeit, den offenen Betrag ohne weitere Konsequenzen zu begleichen.

2. Bleibt die Zahlung trotz Erinnerung aus, beginnt das Mahnwesen. Hierbei werden mehrere Mahnungen in aufsteigender Eskalationsstufe verschickt.

2.1. Die erste Mahnung:
Die erste Mahnung formulierst du höflich und freundlich, aber schon etwas bestimmter. In diesem Schreiben führst du noch einmal das ursprüngliche Zahlungsziel sowie den ausstehenden Betrag auf

2.2. Die zweite Mahnung:
Jetzt solltest du schon ziemlich deutlich werden und auf die immer noch ausstehende Zahlung hinweisen. In der zweiten Mahnung kannst du auch eine neue Frist setzen, bis wann dein Kunde den offenen Betrag gezahlt haben sollte.

2.3. Die letzte Mahnung:
In der letzten Mahnung solltest du klarstellen, dass bei weiterem Zahlungsverzug rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Das alles hat nichts gebracht und du hast dein Geld immer noch nicht? Wenn dein Kunde weiterhin nicht zahlt, könntest du die Durchsetzung der ausstehenden Forderung an ein Inkasso-Unternehmen oder einen Rechtsanwalt weitergeben.

Inkassounternehmen

Diese spezialisierten Unternehmen kümmern sich in deinem Namen darum, die Forderung einzutreiben und setzen sich direkt mit dem Schuldner in Verbindung. Beachte dabei jedoch, dass Inkassounternehmen Gebühren erheben. Die kannst du zwar auch deinem nicht zahlenden Kunden anlasten, aber ob er die dann erstattet, wenn er schon deine Rechnung nicht zahlt, ist fraglich.

Rechtsanwalt

Meine Empfehlung wäre hier, direkt einen Anwalt zu beauftragen, denn das Schreiben eines Anwalts erzeugt erfahrungsgemäß oft noch einmal eine andere Wirkung. Unabhängig davon hat ein Anwalt mehr Kompetenzen und Möglichkeiten, wenn der Fall dann doch vor Gericht gehen sollte.

Du kannst es aber auch selbst in die Hand nehmen und ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Wie, das erfährst du, wenn du weiterliest …

Gerichtliches Mahnverfahren: So funktioniert’s.

# 1 Antragstellung:

Der erste Schritt in einem gerichtlichen Mahnverfahren besteht darin, dass du einen schriftlichen Antrag auf Mahnbescheid bei dem zuständigen Amtsgericht einreichst. In diesem Antrag musst du die Höhe der Forderung, den Grund für die Forderung sowie die Daten des Schuldners angeben. Dafür benötigst du keinen Anwalt und kannst es ganz easy online machen.

#2 Zustellung des Mahnbescheids:

Nachdem du den Antrag eingereicht hast, wird der Mahnbescheid deinem Kunden per Post zugestellt. Er bzw. sie hat dann zwei Wochen Zeit, um Widerspruch gegen den Mahnbescheid einzulegen. Ohne Widerspruch wird der Mahnbescheid rechtskräftig.

#3 Vollstreckungsbescheid:

Wenn der Schuldner innerhalb der Frist von zwei Wochen nicht reagiert, also weder bezahlt noch Widerspruch einlegt, kannst du beim Gericht einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dieser Bescheid ist die Grundlage dafür, dass die Forderung an einen Gerichtsvollzieher übergeben werden kann.

# 4 Zwangsvollstreckung:

Wenn dein Kunde auch nach Erhalt des Vollstreckungsbescheids nicht zahlt, kann die Zwangsvollstreckung eingeleitet werden. Der Gerichtsvollzieher kann dann beispielsweise Konten pfänden oder vorhandene Vermögenswerte zwangsversteigern, damit du dein Geld bekommst.

Alles in allem keine schöne Sache und ich kann verstehen, wenn dich das abschreckt. Aber denke immer daran, dass du gute Arbeit geleistet hast und dir dafür auch die entsprechende Bezahlung zusteht!

Was passiert, wenn du dein Geld trotz all dieser Maßnahmen nicht bekommst?

Sollte es dir trotz aller Bemühungen nicht gelingen, die offene Forderung einzutreiben, kann ein Forderungsausfall eintreten. In diesem Fall kannst du die Forderung in deiner Buchhaltung abschreiben und den Forderungsausfall steuerlich geltend machen. Dazu ist es notwendig, die Umsatzsteuer, die auf der ursprünglichen Rechnung ausgewiesen wurde, im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung zu korrigieren. Diese Korrektur hat zur Folge, dass die Umsatzsteuer aus den ausgefallenen Forderungen nicht mehr an das Finanzamt abgeführt werden muss.

Dafür braucht es aber ein paar Voraussetzungen:

➡️ Jetzt wirst du dankbar sein für meinen Hinweis, alles schriftlich festzuhalten und deinen Kunden nicht nur mündlich auf die ausstehende Zahlung hinzuweisen 😉. Denn spätestens jetzt brauchst du alle Nachweise zu diesem Fall. Du musst belegen können, dass du alle „zumutbaren Maßnahmen zur Eintreibung der Forderung“ unternommen hast. Dazu zählen deine schriftlichen Mahnungen, der Einsatz eines Inkassounternehmens bzw. Rechtsanwalts oder die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens.

➡️ Es hängt aber auch von deinem Gegenüber ab, denn es muss klar erkennbar sein, dass dein Kunde wirklich nicht zahlen kann, etwa weil er pleite ist und ein Insolvenzverfahren läuft.

➡️ Deine Buchhaltung muss korrekt sein, d. h. der Forderungsausfall muss als uneinbringliche Forderung abgeschrieben werden und die entsprechenden Buchungen müssen korrekt vorgenommen worden sein.

Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du den Forderungsausfall steuerlich geltend machen und die Umsatzsteuer aus den ausgefallenen Forderungen korrigieren. Die Minderung der Steuerlast ist vielleicht ein kleiner Trost und hilft, die finanziellen Folgen der nicht bezahlten Rechnung abzufedern.

Hinweis: Diese Handhabung trifft nur bei einer Soll-Versteuerung zu. Falls du deine Umsatzsteuer erst an das Finanzamt zahlst, nachdem die Rechnung beglichen ist, reicht in diesem Fall die Stornierung der Rechnung.

Ich habe lange für einen Rechtsanwalt gearbeitet und kenne mich in den Abläufen von Mahnverfahren sehr gut aus. Bevor du es selbst probierst, melde dich also gerne bei mir.

Fazit

Puh, da war ich jetzt aber richtig im Schreibflow! 😉

Aber mir ist es echt ein Herzensanliegen, dass du bestens gerüstet bist, um korrekte Rechnungen inklusive aller Anforderungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben des deutschen Umsatzsteuergesetzes zu erstellen. Damit vermeidest du nicht nur Rückfragen deiner Kunden, sondern auch mögliche Probleme mit dem Finanzamt. Außerdem ist es für uns selbständige Unternehmer einfach enorm wichtig, genau zu wissen, was zu tun ist, wenn ein Kunde mal nicht zahlt.

Also, abschließend noch einmal das Wichtigste im Überblick:

➡️ Achte auf die Pflichtangaben, die auf jeder Rechnung enthalten sein müssen.

➡️ Informiere dich in meinen anderen Blogartikeln über die Kleinunternehmerregelung und das Revers Charge Verfahren.

➡️ Nutze die Möglichkeiten der Kleinbetragsrechnung für Rechnungen bis 250 Euro, um den Arbeitsaufwand beim Rechnung erstellen zu reduzieren.

➡️ Kümmere dich freundlich, aber konsequent darum, wenn ein Kunde nicht zahlt. Dabei hilft dir ein strukturiertes Mahnwesen sowie gegebenenfalls ein Inkassounternehmen, Rechtsanwalt oder ein gerichtliches Mahnverfahren.

Herzliche Grüße
Beate – Deine freie Betriebswirtin 😊🌟📈📊